Должностные обязанности секретаря на ресепшене

Администратор в своей деятельности руководствуется: — локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества; — правилами внутреннего трудового распорядка; — правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты; — указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя; — настоящей должностной инструкцией. 1.9. В период временного отсутствия Администратора его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя]. 2. Функциональные обязанности Администратор обязан осуществлять следующие трудовые функции: 2.1. Осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий. 2.2. Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей. 2.3. Консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. 2.4.

Должностная инструкция — секретарь ресепшн

Внутренние документы: Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (офис-менеджера); Положение о организационно-аналитическом отделе, Должностная инструкция ресепшиониста, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности ресепшиониста

Ресепшионист: 4.1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).

4.2. Выясняет потребности звонящих и посетителей. 4.3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам предприятия. 4.4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).

4.5.

Важно

Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции. 4.6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.

4.7.

Должностные инструкции

Поэтому наименования секретарских должностей можно формулировать без оглядки на Квалификационный справочник, тем более что тех вариантов, которые там имеются, явно недостаточно с учетом современных потребностей работодателей (и секретарских функций в компаниях). Что нам предлагают Квалификационный справочник и классификаторы? «Секретарь», «секретарь руководителя», «секретарь-машинистка» (весьма малоактуальная должность сегодня) и «секретарь незрячего специалиста».
Разумеется, возникает потребность выйти за эти узкие рамки. При этом, составляя штатное расписание, работодатель может вообще не ориентироваться на Квалификационный справочник и воспользоваться такими наименованиям должностей, как, например, «администратор», «офис-менеджер» и др.

Секретарь на ресепшен: как оформить?

В нашей организации появилась вакансия «секретарь на ресепшен». В квалификационном справочнике нет такого наименования должности.

Внимание

Как правильно оформить человека на работу и составить должностную инструкцию? Действительно, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих[1] (далее – Квалификационный справочник), несмотря на неоднократное внесение дополнений, должность секретаря на ресепшен не упоминается. В Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)[2] тоже нет этой должности.

Отсутствует такое «занятие» и в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-93[3]. Должности «секретарь на ресепшен» нет и в Перечне профессий (специальностей), по которым осуществляется профессиональная подготовка в общеобразовательных учреждениях[4] (как следствие – никто и не занимается подготовкой таких специалистов).

Секретарь на ресепшн

Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия. Основы делового этикета и протокола. Техническое оснащение офиса.

Маршрутизацию, принятую на предприятии. Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия. Иностранный язык. Стандарты делопроизводства. Техническое оснащение офиса.

Основные правила пользования оргтехникой. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 2.4 навыки − 2.5 дополнительные требования –

1. Документы, регламентирующие деятельность ресепшиониста

3.1 Внешние документы: Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

Должностные инструкции секретаря на ресепшн

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины. 6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы ресепшиониста

Режим работы ресепшиониста определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда ресепшиониста определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала. 9 Заключительные положения 9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.