Книга учета трудовых книжек полученных впервые в данном учреждении

ФИО ответственного лица и подпись.

• Заверяем пломбу оттиском печати организации.
• Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Учет трудовых книжек и вкладышей В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 7) регистрируются как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу. В дальнейшем при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в данной книге (п.
41 Правил). Пример 7 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них СвернутьПоказать К сведению СвернутьПоказать Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Книга учета движения трудовых книжек

Пример: Внесение записей Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами. В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника.

Внимание

Как сделать запись о дубликате? Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства. Сведения о документе вносятся в журнал. Основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а заявление работника.

Важно

Запись вносится под своим номером на строке, соответствующей хронологии выдачи и сопровождается ссылкой – «дубликат». Пример: Нумерация Журнал имеет сквозную нумерацию, проставленную до ее прошивки.

Инфо

Допускается присвоение номеров постранично или на каждом листе формы. Нумерация документа позволяет избежать удаления или замены листов.

Учет поступления и выдачи трудовых книжек (зернова и.)

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников. Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации.
Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г. Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г.
Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года.

Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

Требования к внешнему виду Книги Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:

• У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
• Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
• Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными.

Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

Для учета форм предусмотрен журнал, ведение которого требует соблюдения правил заполнения. Что говорит закон? Обязанность ведения работодателями учета трудовых книжек закреплена в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 (действующая редакция от 19.05.2008), (далее – Постановление).

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее. Нормативная база Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Menu

Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой. Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

• дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
• дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть. Требования, предъявляемые к книге учета Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 г. № 69

• Приложение №1 К Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек»
• Некоторые примеры внесения записей в трудовые книжки
• Пример оформления приказа «О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек»
• Пример отчета «О наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее»
• Пример заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
• Пример акта на списание испорченных бланков трудовой книжки
• Инструкция по ведению «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»

Контрольная пломба Книга учета движения трудовых книжек опломбирована номерной индикаторной голографической пломбой.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия. Бланки трудовых книжек и вкладышей Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в

Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки.

И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.
Архивные сроки Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):

• трудовые книжки, которые не были востребованы, – 75 лет;
• документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним – 3 года;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 75 лет;
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – 5 лет.

Полистать демо-версию печатного журнала на Электронная подписка за 8400 руб.

Книга учета трудовых книжек полученных впервые в данном учреждении

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 Зачем нужна? В журнале производится регистрация трудовых книжек работников:

• переданных в кадровый орган на хранение при трудоустройстве;
• открытых для сотрудника первого рабочего места;
• оформленных работодателем вкладышей — в случае выдачи вкладышей на предыдущем месте работы регистрируется только книжка.

Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек. Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения, что подтверждают дата и подпись получателя документа. Обязательно ли вести? Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.
Как подписывать? Документ содержит подписи ответственного лица, ведущего учет, и работника, предоставившего трудовую книжку на хранение. Работник ставит подпись в журнале только в момент получения документа, удостоверяя факт получения и дату выдачи. Как прошить? В Постановлении утверждена обязательная прошивка книги учета, заверенная подписью руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя. Запись, сделанная на обороте, должна содержать:

• Название книги учета.
• Количество страниц, указанные цифрами и прописью.
• Должность, ФИО лица, заверяющего документ.
• Дата создания записи.

Заверение формы осуществляет только руководитель предприятия.

Опломбирование После прошивки книги необходимо произвести опломбирование документа. Для скрепления нитей используется сургучная печать или пломба.