Может ли в личном деле работника находиться ксерокопии паспорта

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность. По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало. Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

Авторизация Поиск по сайту Журнал «Кадровик-практик» Подписка 1500 руб./год До 30 апреля в подарок книга! Бесплатно подписчики получают доступ к:

Узнать подробнее Полистать журнал Подписаться Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.
Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы.

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Внимание

Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ. Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника.

Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника (ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Статья о сроке хранения личных дел поможет вам не допускать ошибок в работе.

В рассматриваемой ситуации все данные о сотрудниках у Вас есть в трудовых договорах, личной карточке. Этого вполне достаточно. По поводу копии паспорта – ее лучше не хранить в отделе кадров.

Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу.

Возник спор. можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника.

В предписании от 05.04.2013 N П-61-0031 определены и содержание нарушения и что именно обязано выполнить общество, а также установлен разумный срок для устранения выявленного нарушения. Как было указано выше, требование о признании недействительным ненормативного правового акта может быть удовлетворено судом лишь в случае одновременного наличия двух условий: несоответствия оспариваемого акта закону и нарушения им прав и законных интересов заявителя.

Общество превышает установленный пунктом 2 статьи 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, осуществляя обработку персональных данных работников: копии страниц паспорта, фотографии работников.

Копий страниц паспорта в личном деле быть не должно

Довод общества о том, что суд первой инстанции в своем решении отнес к незаконно обработанным персональным данным работников копии страниц военного билета, хотя в своем заявление общество указывает иные категории, судом апелляционной инстанции отклоняется, поскольку указание на копии страниц военного билета является технической опечаткой, не влияющей на законность и обоснованность принятого судом первой инстанции решения. Доказательств того, что предписание является незаконным и нарушает права и законные интересы общества в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности обществом не представлено.
Кроме того, судом первой инстанции установлено, что в установленный срок общество выполнило предписание от 05.04.13 N П-61-0031 и предоставило управлению документы, подтверждающие уничтожение фотографий работников и копий страниц паспортов работников.

Хранение копии паспорта в личном деле работника

Таким образом, никакого предельного срока хранения персональных данных уволенных сотрудников в электронных системах не предусмотрено. Но при этом нужно понимать, что работодателю нужны не все персональные данные об уволенных сотрудниках (например, после увольнения нет необходимости обрабатывать персональные данные о составе семьи, наличии того или иного образования у сотрудника и т.д.).

Важно

И совершенно нет никакой необходимости хранить копии паспортов, военных билетов уволенных сотрудников. Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Правовая база: ПЯТНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 марта 2014 г.

N 15АП-22502/2013 Дело N А53-12557/2013 Резолютивная часть постановления объявлена 06 марта 2014 года. Полный текст постановления изготовлен 14 марта 2014 года.
Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в составе: председательствующего судьи Смотровой Н.Н. судей М.В.

404

Инфо

Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.В соответствии с ч.

1 ст.
Популярные вопросы Кроме того, даю согласие на обработку персональных данных (в том числе, биометрических) моего несовершеннолетнего ребенка, Кондратьеву Александру Александровну, 24.07.2011 года рождения целях получения налоговых вычетов, пособий, оплаты труда и других целей, непосредственно связанными с трудовыми отношениями с работодателем. Настоящее согласие на обработку персональных данных действует с момента представлениябессрочно и может быть отозвано мной при представлении Работодателю (оператору)заявления в простой письменной форме в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Обязуюсь сообщать в трехдневный срок об изменении местожительства, контактныхтелефонов, паспортных, документных и иных персональных данных. Об ответственности задостоверность представленных персональных сведений предупрежден(а).
«20» сентября 2014г. Кондратьев А.С.

Может ли в личном деле работника находиться ксерокопии паспорта

Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.
Что случилось? Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.
Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права.