Осуществление документопотока для определенной работы

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации: · организационно-правовая документация; · плановая; · распорядительная; · информационно-справочная и справочно-аналитическая; · отчетная; · документация по обеспечению кадрами; · финансовая документация; · документация по материально-техническому обеспечению; · договорная документация; · документация по информационному обеспечению деятельности организации; · документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия (на производственном предприятии – производственная документация, в лечебном учреждении – система медицинской документации, в вузе – система документации по высшему образованию). Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции.

Документооборот

Инфо

Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д.

При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей. После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

1.3. понятие документа, документопотока, документооборота

Поступление документа на кафедру. Учет документа в соответствии с приказами 2.Представление документа на рассмотрение начальнику кафедры. 3.Рассмотрение документа начальником кафедры — ознакомление и наложение поручений подчиненным 4.Учет поручений по документу у должностного лица с использованием ПЭВМ или журнала (карточек) контроля 5.Доведение поручений по документу до исполнителей 6.Промежуточный контроль исполнения поручений по документу (на совещаниях) по докладам органа контроля 7.Исполнение всех поручений по документу в сроки определенными приказом № 160 8.Доклад об исполнении документа должностному лицу, который отдавал поручения 9.Снятие документа с контроля Контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов: v контроль полноты исполнения документа; v контроль точности исполнения документа; v контроль правильности исполнения документа.

Понятия документооборот и документопоток, характеристики документооборота.

Последствия роста количества управленческой информации сказывается не только на показателях собственной работы руководителей с документами, но и на постоянном возрастании объемов работ руководимого ими аппарата, строго ограниченного штатной численностью. Рациональная организация работы с документами, процессов документирования и документационного обслуживания превратилась сейчас в одну из актуальнейших задач теории и практики управления.
Причины роста объемов управленческой информации можно разделить на две группы: 1) объективные, зависящие от роста масштабов и сложности управляемых систем: · создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение номенклатуры выпускаемой продукции; · внедрение технических средств в управленческий труд.

Анализ документопотоков

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов.
Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются.

Документопоток

Величина документооборота нужна для:

• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
• определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий.
Например, 10814/15375. Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов.
Получить полный текст · дублирование документов из-за дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; 2) субъективные, зависящие от форм и методов реализации функции руководства: · большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений; · увеличиваются документопотоки также из-за несвоевременного выполнения поручений и заданий, из-за введения новых форм отчетного и справочного характера в нарушение существующих УСД; · несвоевременное и некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, рекламаций, жалоб, объяснительных и докладных записок.

Лекция 3.

Документопоток — это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. В каждой организации можно выделить следующие потоки документов: — поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов; Входной документопоток — несет исходную (первичную) информацию и включает документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма), документы подведомственных предприятий, организаций, учреждений, филиалов (служебные письма и письма граждан, запросы, заключения, отчеты, справки, представления, формы первичного учета), документы неподчиненных предприятий и учреждений (письма, решения, акты и т.д.).

3. понятие документопоток

К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения, относят: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы совещаний, собраний, заседаний. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процессов.

Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и анализа деловых процессов, образуют следующие документы: письма входящие и исходящие, акты, справки, докладные и служебные записки, отчеты, перечни, регистрационно-контрольные карточки. Каждый ОРД состоит из реквизитов, которые содержат часть информации документов и имеют свое положение в документе, поэтому по структуре (по форме расположения реквизитов) ОРД делятся на два класса – формализованные и неформализованные.
К числу формализованных документов относят типовые и стандартные документы.

Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения. В целях сокращения количества документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости баз данных проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Внимание

УСД – это совокупность взаимосвязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Осуществление документопотока для определенной работы

Унификация проводится по трем направлениям: · унификация структуры документа; · унификация содержания документа; · унификация оформления документа. Унификация структуры документов в основном базируется на разработке формуляров-образцов. Обычно формуляр-образец разрабатывается для УСД, однако существуют общепринятые положения унифицированной модели документа: · наличие трех частей документа – заголовочной, содержательной и оформляющей; · общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей (автор документа, индекс документа, дата регистрации, гриф ограничения доступа, адресат, подпись, печать); · стандартные размеры носителя и полей документа; · расположение реквизитов документа.