А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов. В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:
- «просим сообщить о…»;
- «будем крайне признательны, если Вы…»;
- «просим выслать…».
Письмо-запрос всегда требует письма-ответа.
Письмо-запрос
Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
- Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
- Как оформить и отправить письмо-запрос Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:
- Первый способ — рукописный.
Письмо-просьба
Бухгалтерский и налоговый учет для чайников Электронный журнал, пошаговое бесплатное обучение
- Главная
- Документы
Письмо-просьба относится к специальным документам. С его помощью человек может обратиться к другому человеку (адресату) с просьбой предоставить информацию, выполнить действие, оказать помощь (материальную или финансовую), произвести оплату и т.д.
По своему содержанию такое письмо имеет общие черты с письменным запросом. Оформляется оно на официальном бланке предприятия, регистрируется в журнале исходящей документации.
На бланке обязательно указывается номер и дата регистрации письма-просьбы.
Как составить письмо-просьбу?
Мы, в свою очередь, готовы помочь начать готовить специалистов из студентов нашего ВУЗа. На сегодняшний день профессия технолога полиграфического производства крайне востребована, но многие студенты не имеют четкого представления о ее смысле.
Изложение Любезно просим Вас организовать встречу наших студентов с Вашим главным технологом. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного технолога Вашей типографии со студентами 1 курса отделения полиграфии и веб-дизайна ХГУ.
Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления
2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
Образец письма-запроса
В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.
Письмо-запрос – образец оформления в формате doc. Еще пример письма-запроса Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г., а также сообщить об условиях платежа и доставки. На этом считаю тему составления запроса достаточно раскрытой.
Приведенные образцы письма-запроса вам в помощь. Не забудьте посмотреть статью о написании письма-просьбы (ссылка в начале статьи), там тоже примеры обращений.