Консультация юриста - Порядок учета и хранения личных дел

Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411). На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило – табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

Содержание:

Forbidden

Внимание

Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности[9]. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи[10].

Организация работы с личными делами работников

Когда понадобится: для урегулирования порядка ведения личных дел сотрудников: назначение ответственных лиц, условий ведения, регистрации и хранения дел и т. д. Заполненный образец Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» УТВЕРЖДАЮГенеральный директор А.В. Львов 02.08.2016 ИНСТРУКЦИЯ о порядке ведения личных дел работников 1.

Настоящая Инструкция регулирует порядок ведения личных дел работников общества с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»). 2. Личное дело работника включает в себя документы, содержащие сведения о работнике и его трудовом стаже. 3. Ведение личных дел работников возлагается на отдел кадров.
4. К работе с личными делами работников допускаются следующие сотрудники отдела кадров: – заместитель руководителя отдела кадров; – главный специалист отдела кадров; – инспектор отдела кадров.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Что такое личное дело Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия (если работодатель принял решение о ведении таких документов). По закону дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609), для остальных, как уже было сказано, по решению и желанию руководства.

Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель (конкретные сроки см. в разделе ниже). Состав личного дела Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель.

Ведение, хранение и учёт личных дел работников

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом. Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

копиями документов, подтверждающих изменение персональных данных, например, в случае смены фамилии или имени;
копиями документов, подтверждающих изменение уровня образования, получение дополнительного образования, присвоение новой квалификации или разряда;
приказами о переводе, перемещениях по должности;
характеристиками, составляемыми по разным поводам: для награждения или вынесения дисциплинарного взыскания, аттестации, перевода;
аттестационные документы;
копиями документов о полученных поощрениях и награждениях;
приказом об увольнении.
Обратите внимание: поскольку с 1 июля 2017 года ужесточились требования к порядку сбора, обработки и хранения персональных данных, целесообразно в личное дело включить копию согласия сотрудника на сбор и обработку сведений личного характера о нем.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Перед тем, как дела будут переданы в архив, их соответствующим образом подготавливают. Алгоритм следующий: папки с документами расшивают и проверяют — при наличии оригиналов изымают копии и дубликаты, канцелярские скрепки и скобы от степлера удаляют; если в деле есть оригиналы личных документов, их помещают в отдельный конверт и также подшивают в дело; документы группируют по хронологическому признаку — самый ранний располагает сверху, самый поздний (приказ об увольнении) — снизу; составляют внутреннюю опись дела; все листы дела нумеруют, номера проставляются простым карандашом в левом верхнем углу листа, нумерация сквозная, внутренняя опись имеет свою нумерацию; документы брошюруют и подшивают в обложку их твердого картона; оформляют и приклеивают на обложку описание дела.

Хранение личных дел

Такие сведения собираются, систематизируются и анализируются с помощью личных дел. В них подшиты документы, позволяющие получить точное, объективное и максимально полное представление о конкретном работнике. Обязанность работодателя организовать формирование, ведение и хранение личных дел сотрудников установлена законом только в отношении учреждений государственного подчинения.

Управляющая компания также имеет право установить такую обязанность в отношении предприятий, находящихся в ее непосредственном подчинении. Но никто не запрещает работодателям вести такие дела и на коммерческих предприятиях. По сути, личное дело — это досье, которое начинает формироваться уже в момент приема нового сотрудника на работу.

При этом законом не установлено, какие именно документы должны подшиваться в папку с личным делом.

В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
вносить в личное дело новые записи;
извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших). Лучшие изречения: Сдача сессии и защита диплома — страшная бессонница, которая потом кажется страшным сном.

Порядок учета и хранения личных дел

Сам сотрудник организации имеет право на любую информацию из своего дела. Образец листа ознакомления Скачать Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено. Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего.

Хранение и учет личных дел работников Дела можно хранить как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование —эти шкафы и сейфы должны исключать доступ к их содержанию третьих лиц. Документы в сейфах располагают по номерам, а в небольших организациях в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Порядок учета и хранения личных дел сотрудников

Устанавливается следующий перечень документов и порядок их расположения при ведении личного дела: – личный листок по учету кадров; – дополнение к личному листку по учету кадров (при необходимости); – анкета; – копия документа, удостоверяющего личность; – копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; – копия ИНН (при наличии); – копии документов об образовании; – характеристики и рекомендательные письма; – личное заявление о приеме на работу; – трудовой договор; – копия приказа о приеме на работу; – внутренняя опись документов дела. 9. В личное дело вносятся все основные документы, оформленные в процессе работы каждого работника. Сведения об указанных изменениях заносятся в дополнение к личному листку по учету кадров.
Отдельные наиболее важные документы при необходимости могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка. [10] Листы документов, приобщенных к личному делу, но не подшитых в него, не нумеруются и учитываются во внутренней описи на общих основаниях с отметкой в графе «Примечание» о фактическом местонахождении документа в составе дела. [11] Личные дела руководителя предприятия, членов руководящих исполнительных, контрольных органов, сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников — 75 лет. [12] При этом содержание сводной описи наряда должно отражаться в сводной описи личных дел работников. [13] При выдаче за пределы предприятия — также с составлением акта.