Правила хранения документов с персональными данными

При этом необходимо выполнять важные требования, касающиеся данной процедуры:

• обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
• при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться также Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами;
• все персональные данные работника следует получать от него самого.

Хранение персональных данных

Важно

После чего необходимо издать приказ об определении лиц, имеющих право доступа к ПД работников и, наконец, взять с этих лиц обязательство о неразглашении персональных данных.Причем лицами, которые имеют доступ к персональным данным, являются не только работники отдела кадров, но и в полном составе секретариат и отдел делопроизводства. Через секретарей проходят «транзитом» документы от исполнителей на подпись к руководству и обратно.

Отдел делопроизводства, а именно те его работники, которые занимаются архивом, производят обработку дел на хранение, вносят записи в учетные документы архива, отвечают на обращения граждан. Кроме того, иногда в помощь архивариусу для оформления документов на хранение нанимают специалистов из сторонних организаций, и они, прежде чем войти в архив, должны подписать обязательство о неразглашении.

Хранение и обработка персональных данных. инструкция

Так, персональные данные работника содержатся в:- его резюме (при наличии);- анкете и автобиографии, которые работник заполняет на этапе собеседования (при наличии);- заявлении о приеме на работу (при наличии);- трудовом договоре;- трудовой книжке;- личной карточке;- документах воинского учета;- копиях паспорта, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов об образовании, квалификации, наличии специальных знаний, свидетельств о браке и рождении детей;- справке о доходах с предыдущего места работы;- приказах по личному составу;- заявлениях работника;- служебных, докладных, объяснительных записках и пр.Работа со всеми перечисленными документами должна производиться в режиме конфиденциальности, который устанавливается локальным нормативным актом (ЛНА) — положением о персональных данных работников организации.

Персональные данные: обрабатываем, храним и защищаем

Например, если на предприятии установлен усиленный режим охраны, сведения о сотрудниках могут храниться в этом отделе. Отдел кадров собирает информацию с работников при их поступлении на работу, затем он обрабатывает ее и хранит у себя, но также может передавать в другие отделы.
Минимальный перечень документов для приема на работу установлен ТК. В ст. 349, в п. 1 сказано, что сотрудники государственных структур, например, обязаны предоставлять персональную информацию не только о себе, но и своих близких.

Статья 349. Регулирование труда лиц, работающих в организациях Вооруженных Сил Российской Федерации Это связано с выполнением ими профессиональных обязанностей. Так, работники государственного аппарата не имеют права использовать свое положение в личных целях или для помощи родственникам.

Срок хранения персональных данных

В каких случаях можно не уведомлять Роскомнадзор:

1. При обработке персональных данных работников организации
2. Если персональные данные включают только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных.
3. Если персональные данные обрабатываются для исполнения договора, который был заключен между организацией и субъектом персональных данных. Если Ваша организация не заключает договоры, но у Вас есть письменное обращение доверителя в Вашу организацию, то такое обращение также можно рассматривать в качестве основания для неуведомления Роскомнадзора.
   Обращаем внимание, что в случае заключения договора, в котором субъект персональных данных является бенефициаром (как, например, при похищениях и насильственных исчезновениях), а не стороной, то такой договор не освобождает от необходимости уведомления Роскомнадзора.

Составление положения о работе с персональными данными сотрудников

• Запрещается

1. Использовать документы с персональными данными в личных целях.
2. Передавать документы с персональными данными третьим лицам без соответствующего разрешения руководителя Администрации.
3. Хранить документы с персональными данными вместе с документами с открытой информацией на рабочих столах, либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам.
4. Выносить документы с персональными данными из служебных помещений для работы с ними на дому и т. д.
5. Оставлять документы с персональными данными без присмотра.
6. Изготавливать и хранить копии паспортов или иных документов, удостоверяющих личность, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Документы с персональными данными в архиве (кожанова е.)

Дек 2016 Персональные данные — это практически любая информация о физическом лице. Поэтому если Ваша организация работает с людьми, о которых Вы так или иначе информацию собираете, то эта инструкция будет Вам полезна.

Она затронет следующие аспекты: получение согласия на обработку, уведомление субъекта персональных данных об обработке данных, уведомление Роскомнадзора, трансграничная передача данных, необходимость хранить персональные данные в России и организационные требования к оператору. Так что наберитесь терпения. Законодательство о персональных данных в России аморфное — неясного в нем больше, чем доподлинно известного.
Помимо «аморфности» законодательство еще вводит сложные и трудоемкие алгоритмы работы с персональными данными, что автоматически делает работу по его соблюдению более сложной, а данную инструкцию — более объемной.

Использование, хранение персональных данных работников

Трудовой кодекс разделяет личные данные сотрудников на 4 вида, – персональную информацию:

• общую;
• специальную;
• появляющуюся на протяжении трудовой деятельности;
• о близких родственниках.

Классификация ПД при обработке и хранении в дальнейшем помогает быстро получить доступ к необходимой информации, которую могут запрашивать должностные лица или контролирующие организации. Хранение и использование ТК в ст. 87 требует от работодателей установить порядок хранения, а также использования данных о сотрудниках.

Определенные правила обычно включаются в локальный внутренний документ – Положение, но его формирование должно отвечать требованиям ТК и других законодательных актов. Обычно документы, в которых содержатся ПД сотрудников, объединяются в личные дела, порядок ведения которых устанавливает конкретный работодатель.