Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов. Обязательные реквизиты акта В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:
- формат А4 (210 × 297 мм);
- каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;
- из белой бумаги или бумаги светлых тонов;
- ориентация страницы – книжная;
- если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).
Порядок приёмки-передачи дел руководителями организаций
Кредиторская задолженность по капитальному строительству на сумму руб. (приложение — опись). 5. Договора-обязательства (приложение — перечень). 6. Незавершенное строительство на сумму руб. (приложение — опись). VII. Прочие документы: 1. Документы проверок финансово-хозяйственной деятельности (перечень актов).
2. Договоры об индивидуальной материальной ответственности с должностными лицами Общества по состоянию на 1 г., заключенные в соответствии с требованиями о ведении бухгалтерского учета, в количестве экз. VIII. Печать Общества. Сдал: Принял: (подпись, инициалы,(подпись, инициалы, фамилия)фамилия) Председатель комиссии: (подпись, инициалы, фамилия) Члены комиссии: (должность, инициалы, фамилия) (должность, инициалы, фамилия) (должность, инициалы, фамилия) Сохраните этот документ сейчас.
Учимся принимать дела и документы
УТВЕРЖДАЮ (должность) (Фамилия и подпись) » » г. АКТ приема-передачи дел от » » г. В соответствии с приказом от » » г. N комиссия в составе (должность, инициалы, фамилия) произвела прием-передачу дел по состоянию на » » г. от , уволенного приказом от (должность, инициалы, фамилия) » » г. N , к , (должность, инициалы, фамилия) назначенному приказом от » » г.
IV. Денежные средства: 1.
Передача дел в кадровой службе
Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом. Кто обычно передает и принимает дела? Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом. Казалось бы, ничего сложного в этом нет.
Как передать кадровые документы новому кадровику
Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись. Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:
- в инструкцию по делопроизводству:
- положение о персонале;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о конкретном структурном подразделении и др.
Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа
Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие: проверяем наличие документов
- копий учредительных документов и Устава фирмы;
- штатного расписания;
- ПВТР и колдоговора;
- графика отпусков;
- ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
- графиков сменности;
- должностных инструкций;
- трудовых договоров;
- договоров о материальной ответственности;
- приказов по основной деятельности;
- приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
- личных карточек;
- личных дел;
- трудовых книжек.
Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие. После проверки нужно все документы занести в акт.