Прочтите наш материал, чтобы узнать, какой позиции по этому вопросу придерживаются контролирующие органы. Порядок хранения приказов на отпуск Кадровые документы в течение срока хранения приказов на отпуска следует держать в порядке, обеспечивающем возможность беспрепятственного доступа к ним уполномоченным лиц и поиска необходимого документа. Как правило, такие документы распределяют по отдельным папкам, согласно установленному для этих приказов по отпускам сроку хранения. Сортировку приказов внутри папок целесообразно произвести по одному из удобных критериев — году издания или фамилии работника, направленного в отпуск. Документы большого объема, которые включают в себя 250 и более страниц формата А4, следует разделять на несколько томов, которые сортируются по алфавиту и затем размещаются в нескольких папках.
Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов
- на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
- приказы по иным видам отпусков.
Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:
- регистрации приказов об отпусках;
- фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.
При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте. Любой приказ — на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту — должен издаваться на основании какого-либо другого документа. Данные источники также могут иметь особые сроки хранения.
Также их имеет смысл классифицировать по различным группам в целях оптимизации кадрового документооборота.
Приказы по отпускам: срок хранения
Или же общая подшивка приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет и сроком хранения 5 лет, например, приказов о предоставлении ежегодного отпуска и приказов о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Статья: Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров(Кожанова Е.)(«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2016, N 12) Если оказалось, что все приказы по личному составу учитывались в отделе кадров подряд, и в одну папку подшиты и приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (срок хранения 5 лет), и приказы о приеме работника на работу (срок хранения 50 лет), и все они имеют валовую нумерацию, то эту папку придется расформировать. Приказы с разным сроком хранения необходимо отделить друг от друга.
Срок хранения приказов на отпуск
Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
- Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).
Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье. Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.
После регистрации приказа, а также помещения его в архив, требуется как-то систематизировать все имеющиеся данные. С этой целью в компаниях используется несколько принципов:
- Хранение документации по отдельным папкам с разделением на кратковременные документы и долговременные. Рекомендуется не складывать все бумаги вместе.
- Систематизация по годам, месяцам и датам.
Каждая папка с документами — это приказы определенного временного промежутка. Внутри все бумаги раскладываются с учетом их регистрации в журнале учета (по месяцам и дням). Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа. - Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка.
Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?
Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг. Первый — это приказы долговременного хранения. Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно? Об этом немного позже. Что можно отнести к данной документации? Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы.
Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск
То есть и при бумажной интерпретации, и при электронной необходимо присвоить каждому приказу цифровое обозначение. А также записать его в том или ином виде. Это обязательный пункт. Записываются данные в журналах учета приказов по личному составу. Также занесение имеет место в электронные базы данных и архивы. Только так можно в полной мере осуществить учет и хранение документов. В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации.
Рекомендуем прочитать наш материал, чтобы узнать, какие еще бывают виды приказов, и как отличить их друг от друга. В свою очередь, принадлежность приказов на отпуск к категории документов по личному составу определяет нормативные сроки их хранения. Кроме того, необходимо принимать во внимание, что приказы, направляющие работников в разные типы отпусков, подлежат хранению в течение различных промежутков времени. Сроки хранения приказов о предоставлении ежегодных отпусков Ежегодные основные оплачиваемые отпуска в целях определения ответа на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск, рассматриваются так же, как ежегодные дополнительные отпуска. Они относятся к документам краткосрочного хранения, для которых нормативный срок в этом отношении составляет пять лет.
Приказы на отпуск срок хранения
При необходимости в ранее утвержденный график отпусков могут быть внесены изменения. О том, как это делается, читайте в нашем материале. Подробнее о приказах по отпускам и их сроках хранения читайте в статьях: Обратите внимание! График отпусков на 2018 год по организации должен быть утвержден не позже, чем 17 декабря этого года. Помимо основных очередных оплачиваемых отпусков, в соответствии с актуальным законодательством работникам также могут предоставляться иные виды отпусков, включая: дополнительный отпуск, предоставляемый в связи с профессиональной принадлежностью, условиями труда или иными обстоятельствами, предусмотренными ТК или другими нормативными актами; отпуск без сохранения заработной платы; отпуск для прохождения учебных мероприятий, который также называют учебным отпуском; отпуск по уходу за ребенком; другие виды отпусков, предусмотренные действующим законодательством.
Учет и хранение подобной документации осуществляется на постоянной основе. И уничтожается она только после закрытия компании. Долгие сроки Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам.
И хранятся подобные документы длительное время.