Как в должностных прописать ведение документации и журналов

Журнал регистрации должностных инструкций: структура документа В графах журнала, в котором регистрируется постановка на учет должностных инструкций, а также корректировочных документов к ним, могут указываться:

• порядковые номера документов в соответствии с моментом их принятия на учет кадровой службой;
• даты утверждения и начала использования каждой должностной инструкции;
• названия структурных подразделений фирмы, в которых задействуется инструкция;
• наименования документов («Должностная инструкция», «Изменения в должностной инструкции»);
• названия должностей, для которых составлена та или иная инструкция;
• отметки о корректировках в инструкции (даты внесения изменений, а также пункты, в которые были внесены корректировки).

В документе могут иметься графы для указания Ф. И. О.

Журнал регистрации должностных инструкций — образец

Этого уже достаточно. Если внутренних документов в компании немного, то не нужно ничего выдумывать и можно остановиться на этом. Второй способ – посложнее. Заключается в присвоении документу кроме числового номера еще и буквенного индекса.

При этом если номер у каждого документа будет свой, то буквенный индекс не меняется и служит для того, чтобы по одному индексу можно было понять, что за документ перед нами. Буквенные индексы пишутся после порядкового номера через косую черту.

Внимание

Примеры буквенных индексов для внутренних документов: Акты – /А Приказ — /П Протоколы — /Пр Инструкции — /И и т.д. Каждая организация может разработать собственную удобную для себя систему буквенной индексации.

Полные регистрационные данные документов в этом случае могут выглядеть следующим образом: Приказ от 02.11.2015 №123/П Приказ от 03.11.2015 №124/П Приказ от 04.11.2015 №125/П и так далее.

Учет должностных инструкций

Это обезопасит от необоснованных требований в случае конфликта, как самого работника, так и его работодателя. Факт передачи экземпляра можно внести отдельной графой в журнал должностных инструкций или же просто дополнить визу ознакомления сотрудника на экземпляре работодателя отметкой о получении заверенной копии.
Образец журнала ознакомления с должностными инструкциями Журнал учета выдачи должностных инструкций В некоторых случая для регистрации процессов документооборота в организации дополнительно создается журнал учета выдачи должностных инструкций. Как отмечено выше, любая новая должностная инструкция издается в нескольких экземплярах.
Одна заверенная копия выдается сотруднику под расписку. Учет должностных инструкций требует наличия отметки об ознакомления сотрудника с инструкцией. Кроме того, можно фиксировать выдачу сотруднику заверенной копии.

Должностные инструкции: оформляем и утверждаем

Инфо

Кроме того, данный журнал поможет в разрешении индивидуальных или коллективных трудовых споров в случае конфликта работодателя и сотрудника. Журнал учета должностных инструкций разрабатывается работодателем в произвольной форме.

Важно

Унифицированной формы данного журнала не существует, реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно. Образец журнала регистрации должностных инструкций Под регистрацией понимается запись данных о документе по установленной форме.

Согласно ГОСТу Р51141-98, она должна фиксировать факт его создания, отправления или получения. Схожие рекомендации содержатся и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
Запись о регистрации внутреннего документа делается в день его подписи или утверждения.

Журнал учета должностных инструкций

Для этого в некоторых компаниях и существует соответствующий журнал. Чтобы избежать недоразумений и возникновения разногласий между работодателем и сотрудником, в журнале выдачи должностных инструкций ставится отметка о получении на руки инструкции.

Для работника важно иметь копию инструкции на случай возникновения претензий работодателя к выполнению им должностных обязанностей. Для работодателя же важна возможность регулировать трудовые отношения, опираясь на нормативные документы.

Согласно законодательству, должностные инструкции являются нормативными документами продолжительного срока действия. Их хранение происходит централизовано в кадровой службе. Несмотря на все очевидные преимущества такого хранения, некоторые компании хранят оригиналы должностных инструкций в структурных подразделениях или в канцелярии.

Порядок ведения документации для регистрации проведения тестирования

Из этой статьи вы узнаете:

• как проходит разработка и учет должностных инструкций;
• как оформить журнал ознакомления с должностными инструкциями;
• для чего нужен журнал учета выдачи должностных инструкций.

Образцы документов Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов Журнал регистрации должностных инструкций Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам Разработка и учет должностных инструкций на предприятии Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации. Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника.

Кадровое делопроизводство с нуля. примеры документов и образцы заполнения форм

Как делать НАДО Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации? В целом внутренние документы – это вся управленческая документация, существующая в организации, кроме входящих и исходящих писем. Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое.

Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах. Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления.

Регистрация внутренних документов

Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.

За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения.

Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем. Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника. Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах.

Это:

• Инструкции
• Положения
• Регламенты
• Приказы по основной деятельности
• Распоряжения (указания)
• Планы
• Графики
• Отчеты
• Акты
• Протоколы
• Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.

Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.

Журнал регистрации внутренних документов Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала. Создадим его в формате .xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).