Причем печать нужно поставить определенным образом – она должна частично попадать на бумагу, шнур и сам журнал, также следует обратить внимание, что на этом журнале не проставляется ни печать компании, ни печать отдела кадров;
- на оклеенной бумаге в конце журнала проставляется завершительная надпись руководителя компании, в которой указывается количество прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрой и прописью).
Правила заполнения Журнал по учету трудовых состоит из 13 граф. При их заполнении следует соблюдать ряд простых правил (далее графы обозначены порядковым номером):
- 1 – это порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем трудовые книжки и вкладыши не разделяются, а регистрируются подряд.
- 2, 3, 4 – дата, месяц, год оформления сотрудника на работу (без сокращения, арабскими цифрами).
-
Menu
-
Журнал учета трудовых книжек (образец)
-
Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек
-
Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек
-
Книга учета движения трудовых книжек: бланк, образец заполнения
-
Какие записи делать в книге учета трудовых книжек при увольнении?
-
Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Menu
Главная → Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 8 февраля 2017 г. У кадровиков и бухгалтеров, впервые приступающих к работе с трудовыми книжками, нередко возникает вопрос, что такое журнал учета трудовых книжек.
66 Трудового кодекса РФ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила).
Журнал учета трудовых книжек (образец)
Штрафу могут подвергнуть:
- Должностных лиц организации в размере суммы от 1 до 5 тысяч рублей.
- Организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.
Административные наказания налагаются по ст. 5.27 КоАП. Повторное нарушение влечет дисквалификацию руководителя на срок от 1 до 3 лет.
Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек
- графа 1 – в ней ставится порядковый номер записи, трудовые книжки регистрируются отдельно от вкладышей, трудовая и вкладыш к ней регистрируются последовательно;
- графы 2, 3 и 4 предназначаются для записи даты арабскими цифрами;
- фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
- шестая графа отводится для записи серийного номера трудовой книжки;
Здесь есть небольшие нюансы: бланки старого образца, до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 70-х годов, не имели серийного номера. Поэтому, при регистрации бланка такого образца в этой графе ставится прочерк.
Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек
Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде? Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.
Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.
Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах.
Книга учета движения трудовых книжек: бланк, образец заполнения
Чаще всего в документах можно встретить различия в датах. В трудовом кодексе прописано, что трудовая книжка заводится на сотрудника, отработавшего в организации более пяти дней.
А в правилах ведения трудовых книжек – что ее заполнение на вновь принятого работника производится в течение недельного срока (то есть в течение семи дней). Для того чтобы не возникало разночтений, в журнале рекомендуется проставлять дату приема сотрудника на работу.
- 5 – ФИО ее владельца без сокращений.
- 6 – Серия и номер книжки. Здесь есть ряд особенностей трудовых книжек, выпущенных в разные периоды:
- образец 1938г. – здесь отсутствуют эти данные, поэтому в данной графе нужно поставить прочерк;
- образец 1974г. – здесь серия указана как сочетание букв и римских цифр (например, АТ–V и далее номер, состоящий из семи цифр);
- образец 2003г.
Какие записи делать в книге учета трудовых книжек при увольнении?
Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах. Можно применить в журнале следующие варианты исправления:
- Неверная запись зачеркивается, и рядом делается приписка «исправленному верить» или «исправлено в колонке №…».
При этом обязательна должна быть указана должность и подпись лица, которое произвело данное исправление.
- Неверная запись не зачеркивается. При этом в той же графе строкой ниже пишется пояснение – «запись недействительна» и тут же вносится верная запись.
Таким образом, ведение журнала по учету и движению трудовых требует от ответственного лица внимательности, усидчивости и отличного владения правилами по его заполнению.
При этом следует учитывать, что срок хранения этого журнала в архиве организации составляет 50 лет.
Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам. Разделы В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф. В составе информации разделов указываются:
- В графе 1 указывают номер записи в журнале.
- Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку. Заполнение документа производится после 5 дней работы.
- Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
- Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.
- Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник.